Regulamin Kongresu GIS 2017

KONGRES GIS 2017. W drodze do Geo(R)ewolucji

Regulamin rejestracji oraz uczestnictwa

§1. Postanowienia ogólne

1.1. W dniach 24-25 października 2017 w hotelu Narvil ul. Czesława Miłosza 14A, 05-140 Serock („Hotel”) odbędzie się kongres branżowy pod nazwą: „Kongres GIS 2017. W drodze do Geo(R)ewolucji”(„Kongres”)

1.2. Organizatorem Kongresu jest firma Esri Polska Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie (00-203) przy ul. Bonifraterskiej 17, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000140787, NIP: 5221022327, REGON: 0111845140, posługująca się adresem elektronicznym: kongresgis2017@esri.pl („Organizator”).

1.3. Uczestnikami Kongresu mogą zostać osoby, które dokonają prawidłowej rejestracji oraz dokonają opłaty za uczestnictwo zgodnie z zasadami płatności zawartymi w dalszej części niniejszego Regulaminu a także przedstawiciele firm Partnerskich i Sponsorów oraz pracownicy Organizatora („Uczestnik”).

1.4. Zapisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Kongresie i obowiązują wszystkich Uczestników. Treść regulaminu dostępna jest na stronie internetowej www.kongresgis2017.pl. Wypełnienie formularza zgłoszeniowego jest jednoznaczne z zawarciem umowy z Organizatorem zgodnie z niniejszym Regulaminem. Oznacza również akceptację postanowień niniejszego Regulaminu, w tym przestrzegania przepisów porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem a Organizatorem.

§2. Uczestnictwo w Kongresie

2.1. Warunkiem uczestnictwa w Kongresie jest zgłoszenie poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej Kongresu www.kongresgis2017.pl. Zgłoszenie uczestnictwa powoduje również powstanie obowiązku dokonania płatności. Dokonanie płatności jest warunkiem uczestnictwa w Kongresie. Niniejszy zapis nie obowiązuje osób, które otrzymały kod rabatowy upoważniający do bezpłatnego udziału w Kongresie (opłata zero złotych).

2.2. Koszt udziału w Kongresie ustalony jest w tabeli opłat:

 

TABELA OPŁAT ZA UDZIAŁ W KONGRESIE GIS 2017

Cena PLN NETTO od 01.05.2017 do 30.06.2017

Cena PLN NETTO od 1.07.2017 do 30.09.2017

Cena REGULARNA PLN NETTO 

199*

299*

399

 

* Cena obowiązuje tylko w przypadku otrzymania i wykorzystania kodu rabatowego.

2.3. W ramach uczestnictwa w Kongresie do dyspozycji uczestników oddane zostaną sesje merytoryczne wraz z przerwami kawowymi oraz lunchem a także stoiska Organizatora, Partnerów i Sponsorów. W dniu 24 października 2017 Uczestnicy Kongresu mają możliwość wzięcia udziału w kolacji, która odbędzie się na terenie Hotelu. Szczegółowa Agenda Kongresu znajduje się na stronie www.kongresgis2017.pl.

2.4. Termin nadsyłania zgłoszeń uczestnictwa w Kongresie za pośrednictwem serwisu internetowego www.kongresgis2017.pl trwa do dnia 9 października 2017 roku. Organizator zastrzega sobie jednak prawo do skrócenia okresu nadsyłania zgłoszeń, jeśli pula dostępnych miejsc zostanie wyczerpana przed dniem 9 października 2017.

§3. Rezygnacja z udziału w Kongresie

3.1. Uczestnik może w każdej chwili zrezygnować z uczestnictwa w Kongresie. Rezygnacja z uczestnictwa w Kongresie powinna być dokonana w formie elektronicznej i wysłana na adres e-mail kongresgis2017@esri.pl z podaniem imienia, nazwiska oraz firmy/instytucji, na którą wystawiona została faktura VAT. Rezygnacja może być złożona najpóźniej do 6 października 2017 roku. W przypadku rezygnacji po tym terminie uczestnik zostanie obciążony pełnymi kosztami udziału w Kongresie.

3.2. W przypadku rezygnacji Uczestnika z udziału w Kongresie bez powiadomienia Organizatora Uczestnik również zostanie obciążony pełną kwotą za uczestnictwo.

§4. Zakwaterowanie i zasady przebywania w hotelu

4.1. Uczestnik Kongresu dokonuje rezerwacji pokoju hotelowego bezpośrednio w hotelu we własnym zakresie i na własny koszt zgodnie z zasadami obowiązującymi w hotelu Narvil kontaktując się bezpośrednio z hotelem. Organizator nie odpowiada za dostępność pokoi, ich cenę oraz status rezerwacji.

4.2. Pokoje zostaną udostępnione Uczestnikom wraz z rozpoczęciem doby hotelowej, tj. o godz. 16:00. Zwolnienie pokoju powinno nastąpić nie później niż o godz. 12:00 dnia następnego. Wszelkie zmiany godzin zajęcia lub opuszczenia pokoju Uczestnicy zgłaszają indywidualnie do recepcji hotelu, przy czym hotel nie gwarantuje, że wnioski te zostaną uwzględnione.

4.3. Koszty korzystania z wszelkich dodatkowych usług Hotelu, nieobjętych pakietem uczestnictwa, w szczególności z mini baru, telefonów, usług pralniczych, SPA, usług rozrywkowych, indywidualnych rachunków gastronomicznych i barowych, Uczestnicy będą pokrywać indywidualnie na zasadach obowiązujących w Hotelu.

4.4. Uczestnicy zobowiązani są zapoznać się i przestrzegać obowiązujących w Hotelu regulaminów, przepisów BHP i PPOŻ. Regulaminy te są dostępne w każdym pokoju hotelowym oraz na recepcji głównej.

4.5. Zakazane jest wnoszenie na teren Hotelu alkoholu niepochodzącego z Hotelu.

4.6. Zakazane jest przytwierdzanie lub przylepianie na terenie Hotelu jakichkolwiek materiałów, czy plakatów.

4.7. Uczestnik ponosi odpowiedzialność za wszelkie zniszczenia i braki w sprzęcie lub wyposażeniu powstałe z jego winy w trakcie trwania Kongresu, w związku z nią lub przy jej okazji niezależnie czy będzie to miało miejsce w zajmowanym przez Uczestnika pokoju, czy w jakiejkolwiek innej części budynków i przestrzeni należącej do Hotelu, jak również we wszelkich innych obiektach, w których będą prowadzonej jakiekolwiek działania związane z Kongresem. W przypadku, gdy Organizator naprawi trzeciemu podmiotowi, w szczególności Hotelowi, szkodę wyrządzoną przez Uczestnika, Uczestnik zobowiązany będzie zwrócić Organizatorowi wyłożone z tego tytułu kwoty.

4.8. Uczestnik ponosi odpowiedzialność prawną i finansową z tytułu nieuzasadnionego uruchomienia przez tego Uczestnika systemu ochrony PPOŻ (czujki dymu, ROP) w Hotelu. W przypadku, gdy koszty nieuzasadnionego uruchomienia, o którym mowa w zdaniu poprzednim, pokryje Organizator, Uczestnik zobowiązany będzie zwrócić Organizatorowi równowartość uiszczonych z tego tytułu kwot.

4.9. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zniszczone, zgubione lub utracone podczas Kongresu, w szczególności za rzecz wniesione do Hotelu lub w nim pozostawione.

4.10. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za pojazdy mechaniczne pozostawione przez Uczestników na znajdującym się na terenie Hotel parkingu, ani za pozostawione w tych pojazdach rzeczy. Pozostawienie pojazdów i rzeczy odbywa się na własny koszt oraz ryzyko i odpowiedzialność Uczestnika, zgodnie z obowiązującym w Hotelu Regulaminem Parkingu.

§5. Reklamacje

5.1. Wszelkie reklamacje Uczestników Kongresu wobec Organizatora z tytułu nienależytego wykonania lub niewykonania zobowiązań, o których mowa w niniejszym Regulaminie, powinny być zgłaszane w formie pisemnej zawierającej uzasadnienie listem poleconym za potwierdzeniem odbioru na adres siedziby Organizatora nie później niż w terminie 3 dni roboczych od dnia zakończenia Kongresu.

5.2. Po upływie wyżej określonego terminu żadne reklamacje nie będą rozpatrywane.

§6. Postanowienia końcowe

6.1. W przypadku, gdy Kongres nie odbędzie się z przyczyn niezależnych od Organizatora, tj. „siły wyższej” (np. powódź, huragan, śnieżyca itp.), Uczestnikowi nie przysługuje prawo do odszkodowania lub do zwrotu jakichkolwiek opłat związanych z uczestnictwem w Kongresie, w tym zwrotu kosztów dojazdu, a także kosztów usług dodatkowych zleconych Organizatorowi przez uczestników Kongresu.

6.2. Organizator zastrzega sobie prawo do swobodnego kształtowania treści merytorycznej Kongresu oraz zastrzega możliwość zmian w agendzie Kongresu.

6.3. Wszelkie spory mogące powstać strony będą starały się rozwiązać polubownie.

6.4. Wysłanie zgłoszenia rejestracyjnego zamieszczonego na stronie internetowej Kongresu oznacza akceptację postanowień niniejszego Regulaminu, a także zobowiązanie do przestrzegania przepisów porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem a Organizatorem.

6.5. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności Kodeksu Cywilnego.

6.6. Zgodnie z Ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 roku (Dz.U. 133 z dnia 29 października 1997 r., poz. 833.) Organizator Kongresu nie przekazuje, nie sprzedaje i nie użycza zgromadzonych danych osobowych Uczestników innym osobom lub instytucjom. Dane osobowe podane przez Uczestnika są traktowane jako informacje poufne i służą tylko i wyłącznie do celów komunikacji pomiędzy Uczestnikiem a Organizatorem Kongresu. Użytkownicy mają prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz ich poprawiania. W tym celu należy skontaktować się z Organizatorem pod adresem elektronicznym: kongresgis2017@esri.pl.

6.7. Kongres ma charakter zamknięty i nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu Ustawy z dnia 23 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz.U. 2009 nr 62, poz. 504).

6.8. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na stronie internetowej www.kongresgis2017.pl.

6.9. Organizator ma prawo zmiany postanowień Regulaminu. Zmiany wchodzą w życie w terminie 1 dnia roboczego od dnia ich zamieszczenia na stronie internetowej www.kongresgis2017.pl o czym organizator poinformuje Uczestników drogą mailową na adres e-mail podany w procesie rejestracji. Po ogłoszeniu przez Organizatora zmian w Regulaminie każdy Uczestnik, który wypełnił formularz zgłoszeniowy powinien niezwłocznie zapoznać się ze zmianami. W przypadku braku akceptacji zmian Regulaminu Uczestnik powinien pisemnie powiadomić Organizatora o takiej decyzji środkami komunikacji elektronicznej na adres kongresgis2017@esri.pl. Oświadczenie to powinno dotrzeć do Organizatora najpóźniej w terminie 3 dni od wejścia w życie zmienionego Regulaminu. Jeżeli Organizator nie otrzyma oświadczenia Uczestnika o braku akceptacji zmian Regulaminu w podanym wyżej terminie, przyjmuje się, że Uczestnik zapoznał się ze zmianami i zaakceptował zmieniony Regulamin.

Warszawa